Validation de BAT et e-mails clients
Ce que reçoivent les clients après leur commande : rien, un récapitulatif, un récapitulatif avec lien de modification, ou un BAT à approuver.
Customezo peut envoyer un e-mail à vos clients dès que leurs designs sont prêts — un récapitulatif, un récapitulatif avec un lien de modification, ou un BAT (bon à tirer) qu’ils doivent approuver avant que vous lanciez la production. Vous choisissez un Mode de communication sous Paramètres → Communication client, et vous pouvez le remplacer pour chaque produit. Cette fonctionnalité est disponible dans tous les forfaits, y compris Free.
Rien n’est envoyé tant que vous ne l’avez pas activée : le mode par défaut est Aucun e-mail automatique.
Les quatre modes de communication
Le mode détermine le seul e-mail automatique que reçoit un client lorsque les aperçus de sa commande sont prêts.
| Mode | Ce que reçoit le client | À utiliser quand |
|---|---|---|
| Aucun e-mail automatique | Rien. Vous pouvez toujours envoyer un lien de modification ou un BAT depuis la page de commande. | Vous gérez vous-même le contact avec les clients. |
| Récapitulatif du design | Un e-mail avec les aperçus du design. Pas de lien de modification. | Vous voulez que les clients voient ce qu’ils ont commandé. |
| Récapitulatif + lien de modification | Le même e-mail, avec un bouton Modifier mon design valable pendant la Fenêtre de modification. | Les clients repèrent souvent une faute de frappe après avoir commandé, et vous acceptez qu’ils la corrigent. |
| Validation de BAT | Un e-mail de BAT. Le client doit l’approuver avant que l’article soit produit. Avec rappels, demandes de modification et lien d’auto-modification facultatif. | Les erreurs coûtent cher — gravure, grandes séries, cadeaux avec des prénoms et des dates. |
Quel que soit le mode, vous pouvez toujours envoyer un lien de modification, un récapitulatif ou un BAT pour une commande précise depuis la page de commande.
La configurer
- Allez dans Paramètres → Communication client.
- Sous Mode de communication, choisissez un mode.
- Définissez la Fenêtre de modification — la durée de validité des liens de modification. La valeur par défaut est de 48 heures.
- Si vous avez choisi Validation de BAT, vérifiez les paramètres de BAT ci-dessous.
- Si vous le souhaitez, ajustez les Textes des e-mails, puis cliquez sur Enregistrer.
Paramètres de BAT
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Intervalle de rappel | 48 heures | Le délai entre les rappels automatiques tant qu’un BAT attend le client. |
| Rappels automatiques maximum | 2 | 0 désactive les rappels automatiques. Vous pouvez toujours en envoyer un manuellement. |
| Approuver automatiquement si le client ne répond pas | Désactivé | Approuve le BAT automatiquement après le délai défini dans Approuver automatiquement après. L’e-mail de BAT indique clairement cette échéance. |
| Nombre maximal de tours | 5 | Le nombre de tours de BAT par design. En envoyer davantage nécessite une confirmation supplémentaire sur la page de commande. |
| Autoriser « Je le modifie moi-même » | Désactivé | Ajoute un lien d’auto-modification à l’e-mail de BAT pour que le client puisse corriger de petits détails dans l’outil de personnalisation. |
| Exiger une note lors d’une demande de modification | Activé | Le client doit décrire ce qui doit changer. |
| Envoyer automatiquement un BAT révisé après votre modification du design | Désactivé | Si cette option est désactivée, la page de commande vous rappelle d’envoyer vous-même le BAT révisé. |
L’approbation automatique verrouille les articles sans décision du client
Une fois l’échéance passée, les articles sont approuvés et verrouillés pour la production, et le client en est informé par e-mail. N’utilisez cette option que si vos clients s’y attendent.
Si l’approbation automatique est désactivée, un BAT reste ouvert pendant l’intervalle de rappel multiplié par le nombre de rappels plus un — soit 6 jours avec les paramètres par défaut. Ensuite, il expire et le lien du client cesse de fonctionner.
Liste de contrôle d’approbation
Activez Exiger une liste de contrôle avant l’approbation et ajoutez jusqu’à 10 affirmations, comme J’ai vérifié l’orthographe de tous les prénoms. Le client doit toutes les cocher pour que Approuver le design fonctionne. Utilisez Modifier les textes pour afin de traduire les affirmations.
Tags de commande Shopify et Shopify Flow
Lorsque Écrire les tags de BAT sur les commandes Shopify est activé (par défaut), Customezo conserve exactement un tag de BAT sur la commande Shopify :
| Tag | Quand |
|---|---|
proof-pending | Le BAT attend le client. |
proof-approved | Le client a approuvé, ou le BAT a été approuvé automatiquement ou par vous. |
proof-changes-requested | Le client a demandé des modifications. |
Vous pouvez renommer les tags. Utilisez-les pour filtrer les commandes dans votre admin Shopify, ou dans un workflow Shopify Flow — par exemple, un workflow qui avertit votre équipe de production lorsqu’une commande porte le tag proof-approved.
Textes des e-mails
Sous Textes des e-mails, vous pouvez remplacer l’objet et le paragraphe d’introduction des e-mails Récapitulatif du design, Demande de BAT, Rappel de BAT et BAT révisé, pour chaque langue. L’objet prend en charge {{orderNumber}} et {{storeName}}. Laissez un champ vide pour utiliser le texte intégré.
Des paramètres différents pour un produit
Ouvrez le produit dans Customezo et trouvez Communication client. Réglez le Mode de communication sur l’un des quatre modes, ou laissez-le sur Défaut de la boutique. Sur la page de commande, un mode qui provient d’un produit affiche (remplacement par produit). Voir Vue d’ensemble de la configuration des produits.
L’e-mail récapitulatif
Dans les modes Récapitulatif du design et Récapitulatif + lien de modification, le client reçoit Voici votre design, avec un aperçu de chaque design.
Avec Récapitulatif + lien de modification, l’e-mail contient aussi un bouton Modifier mon design, valable jusqu’à la fin de la fenêtre de modification. L’e-mail le précise clairement : Seul le visuel peut être modifié — produit, taille, couleur et quantité restent tels que commandés. Après la modification, le client est renvoyé vers votre boutique en ligne, et les fichiers d’impression sont régénérés automatiquement.
Sur la page de commande, Validation client affiche E-mail récapitulatif envoyé le avec la date, ainsi que la date d’expiration du lien de modification. Si le récapitulatif n’est pas encore parti, cliquez sur Envoyer le résumé pour l’envoyer maintenant.
La validation de BAT, étape par étape
- La commande arrive. Dès que les aperçus sont prêts, Customezo envoie l’e-mail de BAT avec un bouton Vérifier et approuver. Si les aperçus sont encore en cours de génération, le BAT attend et part automatiquement.
- Le client vérifie. Sur la page du BAT, il voit chaque article et chaque face, votre éventuel message et l’échéance.
- Il décide.
- Approuver le design — après une confirmation finale, les articles sont verrouillés pour la production.
- Demander des modifications — il décrit ce qui doit changer et peut joindre des images ou des PDF.
- Modifier moi-même — si vous l’autorisez, il corrige le design dans l’outil de personnalisation. Vous le vérifiez ensuite et envoyez un BAT révisé.
- Vous révisez. Mettez le design à jour depuis la page de commande et cliquez sur Envoyer le BAT révisé. Le client reçoit le tour 2, et ainsi de suite.
- Les rappels partent selon le calendrier prévu jusqu’à ce que le client réponde ou que le maximum soit atteint.
Le panneau Validation client de la commande
Chaque commande affiche un panneau Validation client avec le mode actif, le statut de l’e-mail, chaque tour de BAT et une chronologie d’activité.
| Action | Ce qu’elle fait |
|---|---|
| Envoyer le BAT | Lance un BAT pour cette commande, quel que soit le mode. Vous pouvez ajouter un message et l’envoyer à une autre adresse. La production attend l’approbation, et tout lien de modification ouvert cesse de fonctionner. |
| Envoyer un rappel | Envoie un rappel immédiatement. |
| Envoyer le BAT révisé | Envoie un nouveau tour après que vous avez modifié le design. |
| Marquer comme validé | Enregistre une approbation obtenue par téléphone, par messagerie ou en personne. Vous devez indiquer comment elle a été obtenue. Les articles sont verrouillés. |
| Annuler le BAT | Arrête le BAT. Les liens du client cessent immédiatement de fonctionner. |
| Rouvrir | Rouvre un BAT déjà tranché et déverrouille les articles verrouillés par l’approbation. |
Vous pouvez aussi ajouter des notes. Les notes Interne (équipe uniquement) restent au sein de votre équipe. Les notes Partagée avec le client apparaissent sur la page du BAT et sont envoyées au client par e-mail.
Verrouiller une commande annule les BAT ouverts
Si vous verrouillez une commande alors qu’un BAT est ouvert, le BAT est annulé et tous les liens du client cessent de fonctionner. Customezo vous demande d’abord de confirmer.
Suivre les BAT dans la liste des commandes
La liste Commandes propose un filtre BAT :
- En attente du client — les BAT en attente d’une décision.
- Action requise — le client a demandé des modifications ou a modifié lui-même le design, vous avez révisé le design sans encore envoyer le nouveau tour, ou un e-mail de BAT n’a pas pu être distribué.
- Approuvé — prêt pour la production.
Chaque commande affiche aussi un badge : BAT : en attente du client, BAT : action requise ou BAT approuvé.
À lire aussi
- Commandes et fichiers d’impression — liens de modification, verrouillage et fichiers d’impression.
- Confirmations avant le panier — repérez les problèmes avant que la commande soit passée.
- Vue d’ensemble de la configuration des produits — mode de communication par produit.
- Dépannage