Proefgoedkeuring & klant-e-mails
Kies wat klanten na het bestellen ontvangen: niets, een ontwerpoverzicht, een overzicht met bewerkingslink, of een proef die ze moeten goedkeuren voordat je produceert.
Customezo kan je klanten mailen zodra hun ontwerpen klaar zijn — een overzicht, een overzicht met een bewerkingslink, of een proef die ze moeten goedkeuren voordat je met de productie begint. Je kiest één Communicatiemodus onder Instellingen → Klantcommunicatie, en je kunt die per product overschrijven. De functie is beschikbaar in alle abonnementen, ook Free.
Er wordt niets verstuurd tot je het inschakelt: de standaardmodus is Geen automatische e-mail.
De vier communicatiemodi
De modus bepaalt de ene automatische e-mail die een klant ontvangt zodra de voorbeelden van zijn bestelling klaar zijn.
| Modus | Wat de klant ontvangt | Gebruik het als |
|---|---|---|
| Geen automatische e-mail | Niets. Je kunt vanaf de bestelpagina nog steeds een bewerkingslink of een proef sturen. | Je het contact met klanten zelf regelt. |
| Ontwerpoverzicht | Eén e-mail met de ontwerpvoorbeelden. Geen bewerkingslink. | Je wilt dat klanten zien wat ze hebben besteld. |
| Overzicht + bewerkingslink | Dezelfde e-mail, met een knop Mijn ontwerp bewerken die werkt gedurende het Bewerkingsvenster. | Klanten vaak na het bestellen een tikfout ontdekken en je het prima vindt dat ze die zelf verbeteren. |
| Proefgoedkeuring | Eén proefmail. De klant moet goedkeuren voordat het artikel wordt geproduceerd. Met herinneringen, wijzigingsverzoeken en een optionele link om zelf te bewerken. | Fouten duur zijn — graveren, grote oplagen, cadeaus met namen en datums. |
Welke modus je ook kiest, je kunt vanaf de bestelpagina altijd een bewerkingslink, een overzicht of een proef voor één bestelling sturen.
Instellen
- Ga naar Instellingen → Klantcommunicatie.
- Kies onder Communicatiemodus een modus.
- Stel het Bewerkingsvenster in — hoe lang bewerkingslinks geldig blijven. De standaard is 48 uur.
- Heb je Proefgoedkeuring gekozen, bekijk dan de proefinstellingen hieronder.
- Pas eventueel de E-mailteksten aan en klik daarna op Opslaan.
Proefinstellingen
| Instelling | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|
| Herinneringsinterval | 48 uur | De tijd tussen automatische herinneringen zolang een proef op de klant wacht. |
| Maximum automatische herinneringen | 2 | 0 schakelt automatische herinneringen uit. Je kunt er nog steeds handmatig een sturen. |
| Automatisch goedkeuren als de klant niet reageert | Uit | Keurt de proef automatisch goed na de tijd die je instelt bij Automatisch goedkeuren na. De proefmail vermeldt deze deadline duidelijk. |
| Maximum rondes | 5 | Het aantal proefrondes per ontwerp. Meer versturen vereist een extra bevestiging op de bestelpagina. |
| “Zelf bewerken” toestaan | Uit | Voegt een link om zelf te bewerken toe aan de proefmail, zodat de klant kleine problemen in de ontwerptool kan oplossen. |
| Notitie vereisen bij wijzigingsverzoek | Aan | De klant moet beschrijven wat er moet veranderen. |
| Automatisch een herziene proef sturen nadat je het ontwerp bewerkt | Uit | Staat dit uit, dan herinnert de bestelpagina je eraan de herziene proef zelf te sturen. |
Automatisch goedkeuren vergrendelt artikelen zonder beslissing van de klant
Als de deadline verstrijkt, worden de artikelen goedgekeurd en voor productie vergrendeld, en krijgt de klant daarover een e-mail. Gebruik dit alleen als je klanten dat verwachten.
Staat automatisch goedkeuren uit, dan blijft een proef open gedurende het herinneringsinterval vermenigvuldigd met het aantal herinneringen plus één — 6 dagen met de standaardinstellingen. Daarna verloopt de proef en werkt de link van de klant niet meer.
Goedkeuringschecklist
Zet Checklist vereisen vóór goedkeuring aan en voeg maximaal 10 verklaringen toe, zoals Ik heb de spelling van alle namen gecontroleerd. De klant moet ze allemaal aanvinken voordat Ontwerp goedkeuren werkt. Gebruik Teksten bewerken voor om de verklaringen te vertalen.
Shopify-ordertags en Shopify Flow
Met Proeftags naar Shopify-bestellingen schrijven aan (de standaard) houdt Customezo precies één proeftag op de Shopify-bestelling:
| Tag | Wanneer |
|---|---|
proof-pending | De proef wacht op de klant. |
proof-approved | De klant heeft goedgekeurd, of de proef is automatisch of door jou goedgekeurd. |
proof-changes-requested | De klant heeft om wijzigingen gevraagd. |
Je kunt de tags hernoemen. Gebruik ze om bestellingen te filteren in je Shopify-beheer, of in een workflow van Shopify Flow — bijvoorbeeld een workflow die je productieteam waarschuwt wanneer een bestelling proof-approved heeft.
E-mailteksten
Onder E-mailteksten kun je per taal het onderwerp en de introalinea vervangen van de e-mails Ontwerpoverzicht, Proefverzoek, Proefherinnering en Herziene proef. Het onderwerp ondersteunt {{orderNumber}} en {{storeName}}. Laat een veld leeg om de ingebouwde tekst te gebruiken.
Andere instellingen voor één product
Open het product in Customezo en zoek Klantcommunicatie. Zet Communicatiemodus op een van de vier modi, of laat het op Winkelstandaard staan. Op de bestelpagina toont een modus die van een product komt (productoverschrijving). Zie Overzicht productinstelling.
De samenvattings-e-mail
In de modi Ontwerpoverzicht en Overzicht + bewerkingslink krijgt de klant Hier is je ontwerp, met een voorbeeld van elk ontwerp.
Bij Overzicht + bewerkingslink bevat de e-mail ook een knop Mijn ontwerp bewerken, geldig tot het einde van het bewerkingsvenster. De e-mail zegt duidelijk: Alleen het ontwerp kan worden gewijzigd — product, maat, kleur en aantal blijven zoals besteld. Na het bewerken wordt de klant teruggestuurd naar je winkel, en de printbestanden worden automatisch opnieuw gemaakt.
Op de bestelpagina toont Klantbeoordeling Samenvattingsmail verzonden met de datum, en de datum waarop de bewerkingslink verloopt. Is de samenvatting nog niet verstuurd, klik dan op Samenvatting versturen om die nu te versturen.
Proefgoedkeuring, stap voor stap
- De bestelling komt binnen. Zodra de voorbeelden klaar zijn, stuurt Customezo de proefmail met een knop Bekijken & goedkeuren. Worden de voorbeelden nog gemaakt, dan wacht de proef en gaat hij automatisch de deur uit.
- De klant beoordeelt. Op de proefpagina ziet hij elk artikel en elke zijde, een eventueel bericht van jou en de deadline.
- De klant beslist.
- Ontwerp goedkeuren — na een laatste bevestiging worden de artikelen voor productie vergrendeld.
- Wijzigingen aanvragen — de klant beschrijft wat er moet veranderen en kan afbeeldingen of PDF’s bijvoegen.
- Zelf aanpassen — als je dat toestaat, verbetert de klant het ontwerp in de ontwerptool. Jij bekijkt het daarna en stuurt een herziene proef.
- Jij past aan. Werk het ontwerp bij vanaf de bestelpagina en klik op Herziene proef verzenden. De klant krijgt ronde 2, enzovoort.
- Herinneringen gaan volgens schema de deur uit tot de klant reageert of het maximum is bereikt.
Het paneel Klantbeoordeling bij de bestelling
Elke bestelling toont een paneel Klantbeoordeling met de actieve modus, de e-mailstatus, elke proefronde en een tijdlijn met activiteit.
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Proef verzenden | Start een proef voor deze bestelling, in elke modus. Je kunt een bericht toevoegen en de proef naar een ander adres sturen. De productie wacht op goedkeuring, en een openstaande bewerkingslink werkt niet meer. |
| Herinnering verzenden | Stuurt nu een herinnering. |
| Herziene proef verzenden | Stuurt een nieuwe ronde nadat je het ontwerp hebt gewijzigd. |
| Markeren als goedgekeurd | Legt een goedkeuring vast die je telefonisch, via chat of persoonlijk hebt gekregen. Je moet aangeven hoe je die hebt gekregen. De artikelen worden vergrendeld. |
| Proef annuleren | Stopt de proef. De links van de klant werken direct niet meer. |
| Heropenen | Heropent een proef waarover is beslist en ontgrendelt de artikelen die door de goedkeuring waren vergrendeld. |
Je kunt ook notities toevoegen. Notities met Intern (alleen team) blijven binnen je team. Notities met Gedeeld met klant verschijnen op de proefpagina en worden naar de klant gemaild.
Een bestelling vergrendelen annuleert openstaande proeven
Vergrendel je een bestelling terwijl er een proef openstaat, dan wordt de proef geannuleerd en werkt geen enkele klantlink meer. Customezo vraagt je eerst om bevestiging.
Proeven volgen in de lijst met bestellingen
De lijst Bestellingen heeft een filter Proef:
- Wacht op klant — proeven die op een beslissing wachten.
- Actie nodig — de klant heeft om wijzigingen gevraagd of het ontwerp zelf bewerkt, jij hebt het ontwerp aangepast maar de nieuwe ronde nog niet verstuurd, of een proefmail kon niet worden afgeleverd.
- Goedgekeurd — klaar voor productie.
Elke bestelling toont ook een badge: Proef: wacht op klant, Proef: actie nodig of Proef goedgekeurd.
Gerelateerd
- Bestellingen & printbestanden — bewerkingslinks, vergrendelen en printbestanden.
- Bevestigingen vóór de winkelwagen — vang problemen op voordat de bestelling wordt geplaatst.
- Overzicht productinstelling — communicatiemodus per product.
- Problemen oplossen