Proof-Freigabe & Kunden-E-Mails
Leg fest, was deine Kundschaft nach der Bestellung erhält: nichts, eine Design-Zusammenfassung, eine Zusammenfassung mit Bearbeitungslink oder einen Proof zur Freigabe.
Customezo kann deiner Kundschaft eine E-Mail schicken, sobald ihre Designs fertig sind — eine Zusammenfassung, eine Zusammenfassung mit Bearbeitungslink oder einen Proof, den sie freigeben muss, bevor du mit der Produktion beginnst. Du wählst einen Kommunikationsmodus unter Einstellungen → Kundenkommunikation und kannst ihn pro Produkt überschreiben. Die Funktion ist in allen Plänen enthalten, auch im Free-Plan.
Es wird nichts gesendet, bevor du es einschaltest: Der Standardmodus ist Keine automatische E-Mail.
Die vier Kommunikationsmodi
Der Modus bestimmt die eine automatische E-Mail, die deine Kundschaft erhält, sobald die Vorschauen für ihre Bestellung fertig sind.
| Modus | Was die Kundschaft erhält | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Keine automatische E-Mail | Nichts. Über die Bestellseite kannst du trotzdem einen Bearbeitungslink oder einen Proof senden. | Du kümmerst dich selbst um den Kundenkontakt. |
| Design-Zusammenfassung | Eine E-Mail mit den Designvorschauen. Ohne Bearbeitungslink. | Deine Kundschaft soll sehen, was sie bestellt hat. |
| Zusammenfassung + Bearbeitungslink | Dieselbe E-Mail, mit einem Button Mein Design bearbeiten, der für die Dauer des Bearbeitungsfensters funktioniert. | Deiner Kundschaft fällt oft erst nach der Bestellung ein Tippfehler auf, und du lässt sie ihn gern selbst korrigieren. |
| Proof-Freigabe | Eine Proof-E-Mail. Der Artikel muss freigegeben werden, bevor er produziert wird. Mit Erinnerungen, Änderungswünschen und optionalem Link zur Selbstbearbeitung. | Fehler sind teuer — Gravuren, große Auflagen, Geschenke mit Namen und Daten. |
Unabhängig vom Modus kannst du über die Bestellseite jederzeit einen Bearbeitungslink, eine Zusammenfassung oder einen Proof für eine einzelne Bestellung senden.
Einrichtung
- Gehe zu Einstellungen → Kundenkommunikation.
- Wähle unter Kommunikationsmodus einen Modus.
- Lege das Bearbeitungsfenster fest — wie lange Bearbeitungslinks gültig bleiben. Standard sind 48 Stunden.
- Wenn du Proof-Freigabe gewählt hast, prüfe die Proof-Einstellungen unten.
- Passe bei Bedarf die E-Mail-Texte an und klicke auf Speichern.
Proof-Einstellungen
| Einstellung | Standard | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Erinnerungsintervall | 48 Stunden | Zeit zwischen automatischen Erinnerungen, solange ein Proof auf die Kundschaft wartet. |
| Maximale automatische Erinnerungen | 2 | 0 schaltet automatische Erinnerungen aus. Von Hand kannst du trotzdem eine senden. |
| Automatisch freigeben, wenn der Kunde nicht antwortet | Aus | Gibt den Proof nach der unter Automatisch freigeben nach eingestellten Zeit automatisch frei. Die Proof-E-Mail nennt diese Frist deutlich. |
| Maximale Runden | 5 | Die Anzahl der Proof-Runden pro Design. Für weitere Runden ist eine zusätzliche Bestätigung auf der Bestellseite nötig. |
| „Selbst bearbeiten“ erlauben | Aus | Ergänzt die Proof-E-Mail um einen Link zur Selbstbearbeitung, damit kleine Fehler direkt im Designer korrigiert werden können. |
| Notiz bei Änderungswunsch erforderlich | An | Die Kundschaft muss beschreiben, was geändert werden soll. |
| Überarbeiteten Proof nach deiner Bearbeitung automatisch senden | Aus | Ist die Option aus, erinnert dich die Bestellseite daran, den überarbeiteten Proof selbst zu senden. |
Automatische Freigabe sperrt Artikel ohne Entscheidung der Kundschaft
Wenn die Frist abläuft, werden die Artikel freigegeben und für die Produktion gesperrt, und die Kundschaft wird per E-Mail informiert. Nutze das nur, wenn deine Kundschaft damit rechnet.
Ist die automatische Freigabe aus, bleibt ein Proof so lange offen wie das Erinnerungsintervall mal (Anzahl der Erinnerungen plus eins) — mit den Standardeinstellungen 6 Tage. Danach läuft er ab, und der Link der Kundschaft funktioniert nicht mehr.
Freigabe-Checkliste
Schalte Checkliste vor der Freigabe verlangen ein und füge bis zu 10 Aussagen hinzu, etwa Ich habe die Schreibweise aller Namen geprüft. Die Kundschaft muss jede davon anhaken, bevor Design freigeben funktioniert. Mit Texte bearbeiten für übersetzt du die Aussagen.
Shopify-Bestell-Tags und Shopify Flow
Ist Proof-Tags in Shopify-Bestellungen schreiben eingeschaltet (Standard), hält Customezo genau einen Proof-Tag an der Shopify-Bestellung:
| Tag | Wann |
|---|---|
proof-pending | Der Proof wartet auf die Kundschaft. |
proof-approved | Die Kundschaft hat freigegeben, oder der Proof wurde automatisch bzw. von dir freigegeben. |
proof-changes-requested | Die Kundschaft hat Änderungen angefordert. |
Du kannst die Tags umbenennen. Nutze sie, um Bestellungen in deinem Shopify-Adminbereich zu filtern, oder in einem Shopify Flow-Workflow — zum Beispiel einem, der dein Produktionsteam benachrichtigt, sobald eine Bestellung proof-approved trägt.
E-Mail-Texte
Unter E-Mail-Texte kannst du pro Sprache den Betreff und den Einleitungsabsatz der E-Mails Design-Zusammenfassung, Proof-Anfrage, Proof-Erinnerung und Überarbeiteter Proof ersetzen. Im Betreff funktionieren {{orderNumber}} und {{storeName}}. Lass ein Feld leer, um den eingebauten Text zu verwenden.
Abweichende Einstellungen für ein Produkt
Öffne das Produkt in Customezo und suche Kundenkommunikation. Stelle den Kommunikationsmodus auf einen der vier Modi oder lass ihn auf Shop-Standard. Auf der Bestellseite wird ein Modus, der von einem Produkt stammt, mit (Produktüberschreibung) gekennzeichnet. Siehe Produkteinrichtung.
Die Zusammenfassungs-E-Mail
In den Modi Design-Zusammenfassung und Zusammenfassung + Bearbeitungslink erhält die Kundschaft Hier ist Ihr Design mit einer Vorschau jedes Designs.
Bei Zusammenfassung + Bearbeitungslink enthält die E-Mail zusätzlich einen Button Mein Design bearbeiten, gültig bis zum Ende des Bearbeitungsfensters. Die E-Mail sagt klar: Nur das Motiv kann geändert werden — Produkt, Größe, Farbe und Menge bleiben wie bestellt. Nach dem Bearbeiten landet die Kundschaft wieder in deinem Shop, und die Druckdateien werden automatisch neu erzeugt.
Auf der Bestellseite zeigt Kundenfreigabe Zusammenfassungs-E-Mail gesendet mit Datum sowie das Datum, an dem der Bearbeitungslink abläuft. Wurde die Zusammenfassung noch nicht verschickt, klicke auf Zusammenfassung senden, um sie sofort zu senden.
Proof-Freigabe Schritt für Schritt
- Die Bestellung geht ein. Sobald die Vorschauen fertig sind, sendet Customezo die Proof-E-Mail mit einem Button Prüfen & freigeben. Werden die Vorschauen noch erstellt, wartet der Proof und geht automatisch raus.
- Die Kundschaft prüft. Auf der Proof-Seite sieht sie jeden Artikel und jede Seite, eine eventuelle Nachricht von dir und die Frist.
- Sie entscheidet.
- Design freigeben — nach einer letzten Bestätigung werden die Artikel für die Produktion gesperrt.
- Änderungen anfordern — sie beschreibt, was geändert werden soll, und kann Bilder oder PDFs anhängen.
- Selbst bearbeiten — wenn du es erlaubst, korrigiert sie das Design im Designer. Du prüfst es dann und sendest einen überarbeiteten Proof.
- Du überarbeitest. Aktualisiere das Design über die Bestellseite und klicke auf Überarbeiteten Proof senden. Die Kundschaft erhält Runde 2 und so weiter.
- Erinnerungen gehen planmäßig raus, bis die Kundschaft reagiert oder das Maximum erreicht ist.
Das Panel Kundenfreigabe in der Bestellung
Jede Bestellung zeigt ein Panel Kundenfreigabe mit dem aktiven Modus, dem E-Mail-Status, jeder Proof-Runde und einem Aktivitätsverlauf.
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Proof senden | Startet einen Proof für diese Bestellung, in jedem Modus. Du kannst eine Nachricht hinzufügen und an eine andere Adresse senden. Die Produktion wartet auf die Freigabe, und ein offener Bearbeitungslink funktioniert nicht mehr. |
| Erinnerung senden | Sendet sofort eine Erinnerung. |
| Überarbeiteten Proof senden | Sendet eine neue Runde, nachdem du das Design geändert hast. |
| Als freigegeben markieren | Hält eine Freigabe fest, die du per Telefon, Chat oder persönlich erhalten hast. Du musst angeben, wie sie eingeholt wurde. Die Artikel werden gesperrt. |
| Proof abbrechen | Beendet den Proof. Die Links der Kundschaft funktionieren sofort nicht mehr. |
| Wieder öffnen | Öffnet einen entschiedenen Proof wieder und entsperrt die Artikel, die durch die Freigabe gesperrt wurden. |
Du kannst auch Notizen hinzufügen. Notizen mit Intern (nur Team) bleiben bei deinem Team. Notizen mit Mit Kunde geteilt erscheinen auf der Proof-Seite und werden der Kundschaft per E-Mail geschickt.
Eine Bestellung zu sperren bricht offene Proofs ab
Sperrst du eine Bestellung, während ein Proof offen ist, wird der Proof abgebrochen und alle Links der Kundschaft funktionieren nicht mehr. Customezo fragt vorher nach einer Bestätigung.
Proofs in der Bestellliste verfolgen
Die Liste Bestellungen hat einen Filter Proof:
- Wartet auf Kunden — Proofs, die auf eine Entscheidung warten.
- Aktion erforderlich — die Kundschaft hat Änderungen angefordert oder das Design selbst bearbeitet, du hast das Design überarbeitet, die neue Runde aber noch nicht gesendet, oder eine Proof-E-Mail konnte nicht zugestellt werden.
- Freigegeben — bereit für die Produktion.
Jede Bestellung zeigt außerdem ein Badge: Proof: wartet auf Kunden, Proof: Aktion erforderlich oder Proof freigegeben.
Weiterlesen
- Bestellungen & Druckdateien — Bearbeitungslinks, Sperren und Druckdateien.
- Bestätigungen vor dem Warenkorb — Probleme abfangen, bevor die Bestellung aufgegeben wird.
- Produkteinrichtung — Kommunikationsmodus pro Produkt.
- Fehlerbehebung