Bestellungen & Druckdateien
Design-Bestellungen abarbeiten — Druckdateien herunterladen, Status und Proofs verfolgen, Kundenbestätigungen prüfen, Designs sperren und Kundschaft ihr Motiv selbst korrigieren lassen.
Jede Bestellung mit einem individualisierten Artikel erscheint in Customezo unter Bestellungen. Dort lädst du die Druckdateien herunter, verfolgst Proofs und Status und korrigierst Designs vor der Produktion. Bestellungen aus deinem Shopify-Shop und aus dem Portal stehen in derselben Liste.
Die Bestellliste
Jede Zeile zeigt Bestellnummer, Kunde, Status, Quelle (Shopify oder Portal), Anzahl der Artikel samt Anzahl der Designs, Tags und Gesamtbetrag. Du kannst:
- Nach Bestellnummer oder Kunde suchen.
- Nach Status filtern: Ausstehend, In Bearbeitung, Bereit, Abgeschlossen, Storniert, Genehmigt, Abgelehnt, Export fehlgeschlagen.
- Nach Proof filtern: Wartet auf Kunden, Aktion erforderlich oder Freigegeben, jeweils mit Anzahl.
- Bestellungen gesammelt taggen — Tags werden zurück nach Shopify synchronisiert.
- Gesperrte Bestellungen und den Proof-Status an ihren Badges erkennen: Proof: wartet auf Kunden, Proof: Aktion erforderlich, Proof freigegeben.
Bestelldetails
Wenn du eine Bestellung öffnest, hast du alles, was du für die Produktion brauchst.
Status
| Status | Was er verfolgt |
|---|---|
| Design-Status | Wo das Motiv steht: ausstehend, genehmigt, in Produktion, abgeschlossen. |
| Produktionsstatus | Deinen eigenen Produktionsablauf. |
| Fulfillment / Zahlung | Aus Shopify übernommen. |
| Quelle | Shopify oder Portal. |
Statusänderungen werden protokolliert und, wo sinnvoll, nach Shopify synchronisiert.
Artikel
Jeder Artikel zeigt eine Vorschau des Designs, die Referenz, wie viele Design-Dateien er hat, und Badges für Design, Gesperrt, In Produktion und Export. Von hier aus erreichst du:
- Vorschau — das Vorschaubild, das auch die Kundschaft sieht. Wird es noch erzeugt, steht dort Vorschau wird erstellt….
- Druckdatei — die Produktionsdatei, gerendert mit DPI, Format und Farbmodus deines Druckverfahrens.
- Artikel als ZIP herunterladen — alles für diesen einen Artikel.
Kundenbestätigungen
Wenn du Bestätigungen vor dem Warenkorb nutzt, listet jeder Design-Artikel die Antworten der Kundschaft unter Kundenbestätigungen auf, mit einem Status:
- Verifiziert — die Antworten stimmen mit denen überein, die beim Hinzufügen zum Warenkorb gegeben wurden.
- Nicht verifiziert – Antworten nach dem Hinzufügen zum Warenkorb geändert oder Nicht verifiziert – Warenkorbzeile wurde geändert — kläre die Antworten vor der Produktion mit der Kundschaft.
- Antworten nicht verfügbar – Designentwurf abgelaufen — bestätige die Anforderungen mit der Kundschaft.
Die Antworten stehen außerdem auf der Bestellübersicht als PDF und im Produktionsmanifest.
Downloads
| Download | Inhalt |
|---|---|
| Bestellübersicht als PDF | Eine druckbare Bestellübersicht — Kunde, Versand, Artikel, Mengen, SKUs und Kundenbestätigungen, Design- und Standardartikel getrennt. |
| Vorschau-Übersicht | Die Vorschaubilder der Bestellung. |
| Bestellung als ZIP | Alles zur Bestellung in einem Archiv: Druckdateien und Vorschauen. |
Das Bestell-ZIP ist meist der Ausgangspunkt für die Produktion: einmal herunterladen, Ordner an die Druckerei geben.
Kunde, Tags und Notizen
Die Bestellung enthält Name, Telefon und Versand-PLZ des Kunden sowie Tags. Änderungen an Tags werden nach Shopify synchronisiert; schlägt eine Synchronisierung fehl, wirst du informiert, und die Änderung bleibt trotzdem in Customezo gespeichert.
Kundennotizen ist die Notiz der Shopify-Bestellung. Bearbeite sie hier und klicke auf Notiz speichern — die Änderung erscheint in deinem Shopify-Adminbereich, und Änderungen aus Shopify erscheinen auch hier. Die Notiz darf bis zu 5.000 Zeichen lang sein. Bei Bestellungen, die nicht mit einer Shopify-Bestellung verknüpft sind, bleibt die Notiz nur in Customezo. Ältere Interne Notizen werden weiterhin angezeigt, wenn eine Bestellung welche hat.
Kundenfreigabe
Das Panel Kundenfreigabe zeigt, was die Kundschaft nach der Bestellung erhalten hat — eine Zusammenfassungs-E-Mail, einen Bearbeitungslink oder einen Proof — und lässt dich darauf reagieren:
- Sieh dir den aktiven Kommunikationsmodus an, mit (Produktüberschreibung), wenn er vom Produkt stammt.
- Zusammenfassung senden, wenn die Zusammenfassung noch nicht verschickt wurde. Danach zeigt das Panel Zusammenfassungs-E-Mail gesendet mit Datum.
- Proof senden, Erinnerung senden, Überarbeiteten Proof senden, Als freigegeben markieren, Proof abbrechen und Wieder öffnen für Proofs.
- Interne Notizen oder Notizen für die Kundschaft hinzufügen.
Alles dazu steht unter Proof-Freigabe & Kunden-E-Mails.
Verlauf
Erstellt, aktualisiert und die verknüpfte Shopify-Bestellung — so kannst du jederzeit nachvollziehen, was passiert ist.
Designs sperren
Sobald die Produktion läuft, soll sich das Motiv nicht mehr unter deinen Händen ändern.
- Bestellung sperren friert alle Designs der Bestellung ein.
- Auch einzelne Artikel lassen sich sperren.
- Während der Sperre zeigt der Link Design bearbeiten im Warenkorb deine Gesperrt-Beschriftung, und Bearbeiten wird abgelehnt.
- Bestellung entsperren hebt die Sperre wieder auf.
- Eine Bestellung mit offenem Proof zu sperren bricht den Proof ab und deaktiviert alle Links der Kundschaft. Du wirst vorher um Bestätigung gebeten.
Das Bearbeiten wird außerdem automatisch deaktiviert, wenn ein Design bereits in Produktion ist, und ein freigegebener Proof sperrt seine Artikel für die Produktion.
Kundschaft das Design korrigieren lassen
Wenn das Motiv nicht passt — zu niedrige Auflösung, ein Tippfehler, das falsche Foto —, musst du nicht per E-Mail hin und her schreiben.
- Öffne die Bestellung und wähle Bearbeitungslink senden.
- Sende ihn an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden oder gib einen anderen Empfänger ein.
- Die Kundschaft öffnet den Link, bearbeitet ihr Design im selben Designer und speichert.
- Die betroffenen Druckdateien werden automatisch neu erzeugt (Design aktualisiert — wird neu erzeugt).
Die Seite listet die aktuellen Links mit Status und Ablaufdatum, und du kannst einen Link jederzeit Widerrufen. Bearbeitungslinks lassen sich nicht senden, solange die Bestellung oder der Artikel gesperrt ist oder das Design in Produktion ist — die Seite nennt dir den Grund. Läuft für ein Design gerade ein Proof, enthält die Proof-E-Mail bereits den Link der Kundschaft; sende dann stattdessen einen überarbeiteten Proof.
Du kannst Customezo auch mit jeder Bestellung automatisch einen Bearbeitungslink senden lassen — wähle dafür Zusammenfassung + Bearbeitungslink als deinen Kommunikationsmodus.
Das Design selbst bearbeiten
Design bearbeiten öffnet das Design im Adminbereich, damit du es direkt korrigieren kannst — praktisch für kleine Korrekturen, für die du die Kundschaft nicht extra fragen willst. Wird ein Design von mehreren Artikeln geteilt, wirst du gefragt, ob alle aktualisiert werden sollen oder die Änderung nur in ausgewählte Artikel kopiert wird.
Nach jeder Bearbeitung werden die Druckdateien neu erzeugt.
Erzeugung der Druckdateien
Druckdateien werden nach Eingang der Bestellung im Hintergrund gerendert. Sie folgen dem Druckverfahren des Produkts: Format (PNG und/oder PDF), DPI, Farbmodus, Hintergrund, minimale Ausgabegröße und ob eine zugeschnittene Kopie erzeugt wird.
Schlägt das Rendern fehl, zeigt die Bestellung den Status Export fehlgeschlagen. Stoße es erneut an, indem du das Design bearbeitest und speicherst, oder kontaktiere den Support mit der Bestellnummer, wenn es immer wieder fehlschlägt.
Bau deine Produktionsroutine um das ZIP herum
Lade die Bestellung als ZIP herunter, vergleiche Vorschau und Druckdatei und schicke sie erst dann an dein RIP. Die Vorschau ist das, was die Kundschaft freigegeben hat; die Druckdatei ist das, was du produzierst. Beides sollte übereinstimmen.