Approvazione bozze ed e-mail ai clienti
Scegli cosa ricevono i clienti dopo l'ordine: nulla, un riepilogo del design, un riepilogo con link di modifica o una bozza da approvare prima della produzione.
Customezo può inviare un’e-mail ai tuoi clienti quando i loro design sono pronti: un riepilogo, un riepilogo con link di modifica oppure una bozza che devono approvare prima che tu avvii la produzione. Scegli una Modalità di comunicazione in Impostazioni → Comunicazione con il cliente, e puoi sovrascriverla per singolo prodotto. È disponibile su tutti i piani, compreso Free.
Nulla viene inviato finché non lo attivi: la modalità predefinita è Nessuna e-mail automatica.
Le quattro modalità di comunicazione
La modalità stabilisce l’unica e-mail automatica che il cliente riceve quando le anteprime del suo ordine sono pronte.
| Modalità | Cosa riceve il cliente | Quando usarla |
|---|---|---|
| Nessuna e-mail automatica | Nulla. Puoi comunque inviare un link di modifica o una bozza dalla pagina dell’ordine. | Gestisci tu i contatti con i clienti. |
| Riepilogo del design | Un’e-mail con le anteprime del design. Nessun link di modifica. | Vuoi che i clienti vedano cosa hanno ordinato. |
| Riepilogo + link di modifica | La stessa e-mail, con un pulsante Modifica il mio design valido per la durata della Finestra di modifica. | I clienti notano spesso un errore di battitura dopo l’ordine e ti va bene che lo correggano da soli. |
| Approvazione bozza | Un’e-mail con la bozza. Il cliente deve approvarla prima che l’articolo venga prodotto. Include promemoria, richieste di modifica e un link facoltativo per modificare da sé. | Gli errori costano cari: incisioni, grandi tirature, regali con nomi e date. |
Qualunque sia la modalità, puoi sempre inviare un link di modifica, un riepilogo o una bozza per un singolo ordine dalla pagina dell’ordine.
Configurazione
- Vai a Impostazioni → Comunicazione con il cliente.
- In Modalità di comunicazione, scegli una modalità.
- Imposta la Finestra di modifica: per quanto tempo restano validi i link di modifica. Il valore predefinito è 48 ore.
- Se hai scelto Approvazione bozza, controlla le impostazioni della bozza qui sotto.
- Facoltativamente, modifica i Testi e-mail, poi premi Salva.
Impostazioni della bozza
| Impostazione | Predefinito | A cosa serve |
|---|---|---|
| Intervallo promemoria | 48 ore | Tempo tra un promemoria automatico e l’altro mentre una bozza attende il cliente. |
| Promemoria automatici massimi | 2 | 0 disattiva i promemoria automatici. Puoi comunque inviarne uno manualmente. |
| Approva automaticamente se il cliente non risponde | Disattivato | Approva automaticamente la bozza dopo il tempo impostato in Approva automaticamente dopo. L’e-mail della bozza indica chiaramente questa scadenza. |
| Round massimi | 5 | Il numero di round di bozza per design. Per inviarne altri serve una conferma aggiuntiva nella pagina dell’ordine. |
| Consenti “Lo modifico io” | Disattivato | Aggiunge all’e-mail della bozza un link per modificare da sé, così il cliente può correggere piccoli problemi nello strumento di personalizzazione. |
| Richiedi una nota quando vengono richieste modifiche | Attivato | Il cliente deve descrivere cosa va cambiato. |
| Invia automaticamente una bozza rivista dopo la tua modifica del design | Disattivato | Quando è disattivato, la pagina dell’ordine ti ricorda di inviare tu la bozza rivista. |
L’approvazione automatica blocca gli articoli senza una decisione del cliente
Alla scadenza, gli articoli vengono approvati e bloccati per la produzione, e il cliente viene informato via e-mail. Usala solo se i tuoi clienti se lo aspettano.
Se l’approvazione automatica è disattivata, una bozza resta aperta per l’intervallo dei promemoria moltiplicato per il numero di promemoria più uno: 6 giorni con le impostazioni predefinite. Dopodiché scade e il link del cliente smette di funzionare.
Checklist di approvazione
Attiva Richiedi una checklist prima dell’approvazione e aggiungi fino a 10 affermazioni, come Ho controllato l’ortografia di tutti i nomi. Il cliente deve spuntarle tutte prima che Approva il design funzioni. Usa Modifica testi per per tradurre le affermazioni.
Tag ordine Shopify e Shopify Flow
Con Scrivi i tag della bozza sugli ordini Shopify attivo (impostazione predefinita), Customezo mantiene esattamente un tag della bozza sull’ordine Shopify:
| Tag | Quando |
|---|---|
proof-pending | La bozza è in attesa del cliente. |
proof-approved | Il cliente ha approvato, oppure la bozza è stata approvata automaticamente o da te. |
proof-changes-requested | Il cliente ha chiesto delle modifiche. |
Puoi rinominare i tag. Usali per filtrare gli ordini nel pannello di controllo Shopify o in un flusso di lavoro di Shopify Flow: ad esempio uno che avvisa il tuo team di produzione quando un ordine ha il tag proof-approved.
Testi e-mail
In Testi e-mail puoi sostituire l’oggetto e il paragrafo introduttivo delle e-mail Riepilogo del design, Richiesta bozza, Promemoria bozza e Bozza rivista, per ogni lingua. L’oggetto supporta {{orderNumber}} e {{storeName}}. Lascia vuoto un campo per usare il testo predefinito.
Impostazioni diverse per un prodotto
Apri il prodotto in Customezo e cerca Comunicazione con il cliente. Imposta la Modalità di comunicazione su una delle quattro modalità, oppure lasciala su Predefinito del negozio. Nella pagina dell’ordine, una modalità che deriva da un prodotto mostra (override per prodotto). Vedi Configurazione dei prodotti.
L’e-mail di riepilogo
Nelle modalità Riepilogo del design e Riepilogo + link di modifica il cliente riceve Ecco il tuo design, con un’anteprima di ogni design.
Con Riepilogo + link di modifica, l’e-mail contiene anche un pulsante Modifica il mio design, valido fino alla fine della finestra di modifica. L’e-mail lo dice chiaramente: Si può cambiare solo la grafica — prodotto, taglia, colore e quantità restano come ordinati. Dopo la modifica, il cliente viene riportato alla tua vetrina e i file di stampa vengono rigenerati automaticamente.
Nella pagina dell’ordine, Revisione del cliente mostra E-mail di riepilogo inviata con la data, e la data di scadenza del link di modifica. Se il riepilogo non è ancora stato inviato, premi Invia riepilogo per inviarlo subito.
Approvazione della bozza, passo dopo passo
- L’ordine arriva. Quando le anteprime sono pronte, Customezo invia l’e-mail della bozza con un pulsante Controlla e approva. Se le anteprime sono ancora in preparazione, la bozza attende e parte automaticamente.
- Il cliente controlla. Nella pagina della bozza vede ogni articolo e lato, un eventuale tuo messaggio e la scadenza.
- Il cliente decide.
- Approva il design: dopo una conferma finale, gli articoli vengono bloccati per la produzione.
- Richiedi modifiche: descrive cosa va cambiato e può allegare immagini o PDF.
- Modifico io: se lo consenti, corregge il design nello strumento di personalizzazione. Tu poi lo controlli e invii una bozza rivista.
- Tu rivedi. Aggiorna il design dalla pagina dell’ordine e premi Invia bozza revisionata. Il cliente riceve il round 2, e così via.
- I promemoria vengono inviati secondo la pianificazione finché il cliente non risponde o non si raggiunge il numero massimo.
Il pannello Revisione del cliente nell’ordine
Ogni ordine mostra un pannello Revisione del cliente con la modalità attiva, lo stato dell’e-mail, ogni round di bozza e una cronologia delle attività.
| Azione | A cosa serve |
|---|---|
| Invia bozza | Avvia una bozza per questo ordine, in qualsiasi modalità. Puoi aggiungere un messaggio e inviarla a un altro indirizzo. La produzione attende l’approvazione, e qualsiasi link di modifica aperto smette di funzionare. |
| Invia promemoria | Invia subito un promemoria. |
| Invia bozza revisionata | Invia un nuovo round dopo che hai modificato il design. |
| Segna come approvata | Registra un’approvazione ottenuta per telefono, chat o di persona. Devi indicare come l’hai ottenuta. Gli articoli vengono bloccati. |
| Annulla bozza | Interrompe la bozza. I link del cliente smettono di funzionare immediatamente. |
| Riapri | Riapre una bozza già decisa e sblocca gli articoli bloccati dall’approvazione. |
Puoi anche aggiungere note. Le note Interna (solo team) restano al tuo team. Le note Condivisa con il cliente compaiono nella pagina della bozza e vengono inviate al cliente via e-mail.
Bloccare un ordine annulla le bozze aperte
Se blocchi un ordine mentre una bozza è aperta, la bozza viene annullata e tutti i link del cliente smettono di funzionare. Customezo ti chiede prima di confermare.
Seguire le bozze nell’elenco degli ordini
L’elenco Ordini ha un filtro Bozza:
- In attesa del cliente: bozze in attesa di una decisione.
- Azione richiesta: il cliente ha chiesto modifiche o ha modificato il design da sé, hai rivisto il design ma non hai ancora inviato il nuovo round, oppure non è stato possibile recapitare un’e-mail della bozza.
- Approvata: pronta per la produzione.
Ogni ordine mostra anche un badge: Bozza: in attesa del cliente, Bozza: azione richiesta o Bozza approvata.
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